GUIDA PRATICA ALL’ORGANIZZAZIONE DI UN EVENTO A BELLUNO

Ogni anno, a Belluno, si susseguono eventi ormai consolidati nel tempo e numerose nuove proposte che animano le vie, le piazze e alcuni punti di interesse della città.

L'Amministrazione Comunale, per favorire una migliore distribuzione delle iniziative da qualche anno coordina l’organizzazione di eventi e manifestazioni su area pubblica.

L'attività di coordinamento prevede:
- la raccolta e verifica delle proposte
- la redazione di un calendario pubblicato sul web
- il supporto nelle pratiche di organizzazione dell’evento

Chi vuole organizzare un evento su un'area pubblica deve rivolgersi al Servizio Attività Economiche in piazza Duomo n. 2 (palazzo ex Tribunale). 

Qui troverete alcune indicazioni utili su come organizzare un evento, relazionarsi con il Comune e altri Enti, chiedere e ottenere i permessi necessari e il patrocinio.
Particolare attenzione va data alle prescrizioni di sicurezza a carico degli organizzatori.

- Da dove iniziare

Per verificare la disponibilità degli spazi e del periodo in cui si vuole organizzare un evento, è consigliabile consultare il calendario degli eventi.

Il Comune di Belluno invita associazioni e altre realtà che organizzano eventi sul territorio a comunicare in via preventiva gli eventi che intendono organizzare per l’anno successivo.
Tutte le iniziative sono inserite nel calendario degli eventi approvato dalla Giunta Comunale e pubblicato su Adorable, il sito turistico del Comune di Belluno che viene poi costantemente aggiornato nel corso dell’anno.
In questa prima fase – in novembre di ogni anno – è sufficiente segnalare l’evento inviando una email a info@comune.belluno.it; solo successivamente andrà presentata la domanda ufficiale e dettagliata con un apposito modulo.

- Cosa fare per organizzare un evento
Una volta verificata la disponibilità dello spazio individuato, bisogna avere chiaro cosa c’è da fare, a chi rivolgersi e cosa chiedere.

- A chi rivolgersi: per le aree pubbliche del territorio, l'interlocutore è il Comune di Belluno.

- Come comunicare l’intenzione di organizzare un evento: va presentata una unica domanda su un apposito modulo unico per la richiesta di patrocini e la gestione degli eventi che guida agevolmente gli organizzatori attraverso le varie fasi e permette di ricomprendere tutte le richieste e comunicazioni in un’unica domanda preliminare.

Il modulo va indirizzato al Sindaco e presentato entro 60 gg dalla data dell’evento tramite:
- pec: belluno.bl@cert.ip-veneto.net
- spedizione o consegna a mano al Servizio Archivio Protocollo del Comune di Belluno in piazza Duomo, 1 – 32100 Belluno

- Concessione del patrocinio: Con delibera di Consiglio n. 59 del 20.12.2018 è stato approvato il Regolamento unico per lo svolgimento di feste, manifestazioni, spettacoli, competizioni sportive, eventi in genere sul territorio comunale e richiesta di patrocinio e utilizzo attrezzature e impianti di proprietà comunale

Il Patrocinio rappresenta una forma di apprezzamento da parte del Comune di Belluno a iniziative ritenute di interesse generale per le loro finalità sociali, culturali, artistiche e scientifiche. Con il patrocinio, le organizzazioni e gli enti promotori di un evento o di una manifestazione sono autorizzati a utilizzare il logo del Comune di Belluno sul materiale promozionale dell’iniziativa. Si può chiedere il patrocinio per iniziative o manifestazioni di tipo informativo, culturale, scientifico e sociale che si svolgono sul territorio comunale o che lo valorizzino. Per avere il patrocinio, le finalità dell'iniziativa non devono essere in contrasto con il ruolo e le caratteristiche istituzionali del Comune de non deve trattarsi di una iniziativa commerciale a scopo di lucro.
Il patrocinio dà diritto a un’esenzione del 50% sulla tariffa di pubblica affissione.

- Occupazione di suolo pubblico: si ha quando l'evento prevede l’installazione temporanea di strutture (palchi, capannoni, chioschi etc.) o in ogni caso quando il suolo pubblico deve essere riservato o concesso per lo svolgimento di un evento.
Nel modulo vanno indicate con esattezza le aree interessate dall’evento, specificando quali sono le aree a scopo commerciale sulle quali andrà pagato il canone OSAP; va allegata planimetria esplicativa.
Planimetrie disponibili:
- Planimetria piazza dei Martiri
- Piazza del Duomo

- Cosa è possibile richiedere all’Amministrazione Comunale: nel modulo è possibile richiedere dei servizi che il Comune - al momento - rilascia gratuitamente, quali: l'allacciamento alla fornitura comunale di energia elettrica: se l’area nella quale si vuole svolgere un evento è servita da quadri elettrici comunali. 
In caso contrario, bisogna farne autonomamente richiesta all’Enel. Il Comune dispone anche di altro materiale di sua proprietà che è possibile prenotare a secoda delle disponibilità, quali: palchi componibili, pedana, transenne, sedie, tavoli, pannelli, plinti, zavorre...

- Modifiche alla viabilità: nel modulo, specificare se l’evento richiede modifiche alla viabilità, con chiusura al traffico di strade o piazze o deviazione degli autobus rispetto ai percorsi abituali in mappa delle linee di servizio pubblico.

Se ci fossero altre richieste non esplicitate, possono essere annotate in calce alla domanda, nell'apposito spazio.

- Allegati
Al modulo di domanda vanno allegati: una copia del documento di identità valido del dichiarante, una planimetria della zona interessata all'evento, una eventuale documentazione tecnica, la documentazione relativa alla sicurezza secondo le disposizioni dell'art. 3 del Regolamento di cui sopra.

- NORMATIVA DI SICUREZZA PER L'ORDINE PUBBLICO E L'INCOLUMITÀ DELLE PERSONE

Un approfondimento a parte merita la parte relativa alle norme in merito alla sicurezza, l’ordine pubblico e incolumità delle persone.

Da qualche anno, particolare attenzione è stata prestata agli aspetti di sicurezza, sia in termini di safety (incolumità delle persone) che di security (ordine e sicurezza pubblica).
Il riferimento è la Circolare del 18 luglio 2018 - Modelli organizzativi e procedurali per garantire alti livelli di sicurezza in occasione di manifestazioni pubbliche.
Secondo la direttiva, tali aspetti sono di responsabilità degli organizzatori.
Come procedere: gli organizzatori dovranno definire l’impatto di rischio del loro evento, compilando un semplice modulo che attribuisce un punteggio in base a vari parametri.
A seconda del livello di rischio ottenuto, gli organizzatori dovranno predisporre una serie di misure per contenere tali rischi. Le misure di volta in volta necessarie sono indicate nel secondo modulo e gli organizzatori dovranno indicare quali di esse metteranno in atto.
Entrambi i modelli dovranno poi essere allegati alla domanda da presentare all’Amministrazione.

- Iter amministrativo: la domanda così inoltrata all’Amministrazione, completa di planimetrie e moduli relativi alla sicurezza, viene analizzata dall’ufficio di coordinamento, che può anche contattare gli organizzatori per integrazioni o specificazioni. Dopo l'istruttoria viene sottoposta all’attenzione della Giunta che ne dà un parere di approvazione o di diniego.

Se la manifestazione è approvata nei suoi dettagli, gli organizzatori, sentito l’ufficio di coordinamento, potranno inoltrare l'ulteriori documentazioni - non inserite nel modulo in quanto variabili - agli uffici competenti, ad esempio: permessi ZTL, deroghe acustiche, affissioni, pagamento per esposizione di pubblicità, intrattenimenti musicali, somministrazione temporanea di alimenti e bevande, manifestazioni di sorte locale (lotteria, tombola, pesca di beneficenza).

Si ricorda infine che di frequente sono coinvolti altri enti, quali:
- Bellunum per la fornitura di contenitori di rifiuti
- Ulss per le somministrazioni di bevande
- Siae per eventi musicali o artistici
- Questura per la comunicazione dell’evento

Per ulteriori informazioni: Servizio Attività Economiche – piazza Duomo, 2 – Belluno – tel. 0437913176 - economiche@comune.belluno.it